Web会議、Web懇親会がマジョリティになって思うこと

最近では、ビジネスのWebセミナー、会社でのWeb会議や、私がサポート講師を務めている物販スクールでWeb懇親会など、Zoomを使った会合が増えてきました。コロナの影響により、みな在宅時間が長くなり、こうしたZoom等を使ったコミュニケーションのニーズが高まってきているのだと思います。

そんな、徐々にマジョリティとしての位置づけを取りつつある、Web会議システムによるコミュニケーションについて、感じたポイントがあるので、シェアしたいと思います。

 

Web会議システムを使ったコミュニケーションのメリット・デメリット

Web会議システムによって、特にこのコロナによる在宅が奨励される環境では非常に便利うに人とコミュニケーションをとることができるようになりました。そのメリットは下記のポイントかと思います。

 

・容易に人とつながれるようになった(遠方の人ともいつでも)

・画面で資料や写真、Web画面そのものを共有してコミュニケーションが取れる

・Zoomのブレイクアウトセッションなど、小部屋に分けることでセミナー的な運営が可能

私が最もメリットだと感じているのが、簡単に人とつながれるようになったというポイントです。遠方に住んでいてなかなかコミュニケーションを取る機会がなかった人とも、テレビ会議システムで繋がることが容易になりました。

私の兄がシンガポールにいるのですが、彼曰く、『前より日本の友人とつながるようになった』とのこと。もともと会議システムはあったので、これまでもできたのですが、この在宅推奨の状況が良い意味で繋がるきっかけとなったと思います。Zoomでなくても唐突でLINEでテレビ電話でかけてくるので、凄い時代だなぁと思いました(事前に言えw)。

また、仕事でも会議の調整が簡単になりました。これまでは会議室の場所の手配や移動時間なんかも踏まえた各人との調整が必要だったのですが、(自分の勤める会社では)Zoom会議が主流になってきて、互いに共有しているスケジュールツールで、空いているスケジュールのところに、会議設定するだけです。むしろ会議のハードルが下がり、コミュニケーションが円滑になってきた感もあります。

また、ブレイクアウトセッションを使うと、工夫次第で現実のセミナーのように運用することも可能なのでおすすめです!

 

反対にデメリットは下記の点かと思います。

・印象に残りにくい

・時間を取られがち

自分が最もデメリットだと感じるのが、互いに印象に残りにくいということです。特に複数人で参加する場合は、従来のリアルに会っての会合に比べて、会話の当事者として参加しないと、『本当にただの空気』となりかねないです。

リアルな会合であれば、そこにいるだけでも存在感がありますし、会話においてもその、声の緩急、ジェスチャー、呼吸のペース等を通じて、テレビ会議では伝わりにくい、その人の持つエネルギーを感じ取ることができるので、各人への印象の残り方が違います。ひょっとするとオーラのような、目に見えない、直に合わないと感じられないような、迫力のようなものも、コミュニケーションでは影響を与えるのかもしれません。

また、簡単にWeb会議やWeb懇親会等を開催しやすくなったことから、気を付けないとWebでのコミュニケーションでスケジュールが埋まってしまうこともあり得ますね。Web懇親会の悩みで、周りから一番よく聞くのが『止め時が難しい』という声です。

 

Web会議・懇親会で気を付けること

最近は、平日は一日に平均して3時間程度はWeb会議に参加しています。また、Web懇親会も月に1~2回、Webセミナーは月に3回程度は参加しています。そこそこに高頻度でZoomを使ったコミュニケーションをしていますが、その中で、特に気を付けたいと感じたポイントが以下です。

・積極的に参加した方が良い

・できるだけ顔出しした方が良い

実感値ですが、Webでの会合だと、正直会話を積極的にしているのは参加者の内、20%いけばよい方ではないかと思います。半分以上は聞く専門で参加してます。リアル会議よりも主体的に参加する率が低いと感じています。

なぜか?

おそらく、安心領域から参加するからだと思います。自宅のデスクから参加って、メチャメチャ安心領域です。緊張感が無いんですよ。危険何もないですからね(笑)

リラックスできるという点では非常に良いのですが、気を抜くと傍観者に成り下がってしまい、何も得られない時間を過ごすことになりかねません。だからこそ、本気で積極的に参加した方が良いです。少なくともリアルの会合に参加している時と同じぐらいには、積極的な姿勢での参加が望ましいでしょう。

そのためには、できるだけ質問をしたり、感じたことをフィードバックするなど、するとよいでしょう。特にセミナーの場では、質問タイムやフィードバックタイムが設定されていることが多いので、そのタイミングは積極活用した方が良いです。

また、リアル会合とより緊張感を近づけるためにも、できるだけこちら側の顔は相手に見せるよう、Webカメラはオンにすることをお勧めします。参加者としてもカメラが映っていると意識するだけで、緊張感が増し、集中して会合に参加できます。

なお、Web会議・セミナーを開催する側に回ることもあるので、司会として言うと、顔見えるとめっちゃ安心します!周りが顔映ってないのに、顔出ししている人がいると、『凄いちゃんとした人』って映ります。

会社のリアルな会議ではみんな顔付き合わせるのに、Web会議だと顔出さなくてOKって、本当はおかしいと思ってます(笑)

 

Web会議・懇親会を効果的に活用するポイント

Web会議システムで、私たちは、繋がりやすくなり、情報共有やセミナーもしやすくなりました。一方で、Webでのコミュニケーションだと、リアルに比べて印象に残りにくかったり、ややもすると自分の時間が削られていくようなことになりがちです。

Web会議・懇親会では、特に積極的な発言、質問や、顔出しのためカメラをONにするなど、リアルに会ってコミュニケーションをしている状態に近づけられるよう、意識して参加していくことで、より密な関係性の構築につなげることができるでしょう!

 

三密は避けるけど、コミュニケーションは密に!Web会議・Webセミナー・Web懇親会はそんな風に活用したいですね(^_-)-☆